De uitdaging
De Verfgroothandel, actief op meerdere locaties, liep in de dagelijkse praktijk tegen een steeds complexer wordende personeelsplanning aan. Verlofaanvragen, ziektevervangingen en de beschikbaarheid van personeel moesten handmatig opgevolgd worden. Bovendien was er geen centrale tool die automatisch rekening hield met deeltijdse contracten, loopbaanonderbrekingen of de noodzaak om bij afwezigheden voldoende andere medewerkers met dezelfde functie beschikbaar te hebben. Ook de koppeling met het loonsecretariaat verliep omslachtig. Het resultaat: veel administratie, veel kans op fouten en weinig tijd voor de essentie.

Onze aanpak
Om de situatie volledig te begrijpen, trokken we naar de werkvloer. We keken ter plaatse mee hoe de planning gebeurde, welke tools al in gebruik waren en waar de grootste frustraties zaten. Op basis van die inzichten tekenden we eerst mock-ups uit die meteen een begrijpbare oplossing boden voor de dagelijkse planning. Na overleg en verfijning gingen we aan de slag met de ontwikkeling.

Het resultaat is een op maat gemaakt planningssysteem dat precies doet wat het moet doen. Medewerkers krijgen een duidelijk visueel overzicht van waar ze wanneer ingezet zijn, aanvragen voor verlof of ziekte verlopen digitaal en automatisch, en het systeem checkt bij elke aanvraag meteen of er voldoende andere mensen beschikbaar zijn met het juiste profiel. Ook met deeltijdse werkroosters en tijdelijke afwezigheden wordt automatisch rekening gehouden. De tool houdt daarnaast de beschikbare saldo’s bij, en stuurt alle relevante data rechtstreeks door naar het loonsecretariaat CLB.

Het resultaat
De administratie rond personeelsplanning is vandaag niet alleen sneller, maar ook een pak slimmer geworden. Geen losse Excelbestanden meer, geen manuele tussenstappen, geen dubbel werk. Alles zit in één systeem dat afgestemd is op de realiteit van de Verfgroothandel.

De klant was tevreden over het hele traject:

“Heel goede opvolging en een oplossing op maat die tot in de puntjes is afgewerkt. Bij elke vraag of opmerking wordt meteen geschakeld. Blijf vooral doen zoals jullie bezig zijn.”

Blij met deze woorden, want dat is waar het uiteindelijk om draait: een oplossing die niet alleen klopt op papier, maar ook moeiteloos meedraait in de praktijk.