De missie

EMK Invest, een startende vastgoedonderneming met ambitieuze groeiplannen is gespecialiseerd in de verhuur van private en business panden. Vanaf de opstart had EMK Invest al oog voor efficiëntie en voelden de eigenaars de nood aan een geautomatiseerd platform om hen te ontzorgen van de administratieve rompslomp die gepaard gaat met vastgoedbeheer. Al snel kwamen ze bij BMK Solutions terecht voor een op maat aangepaste oplossing.

Onze aanpak

BMK Solutions begon het project met een grondige analyse van de bestaande processen, noden en wensen van EMK Invest. Er werd nauw samengewerkt tussen beide teams om de ‘AS-IS’ situatie in kaart te brengen. Dit omvatte het volledig verhuurproces: van het beheer van de panden tot en met de facturatie.

Tijdens de analyse ontdekten we de specifieke uitdagingen waar EMK Invest mee te maken had, zoals tijdrovende facturatie, het handmatig opnemen van meterstanden en een overhead aan communicatie met de huurders. Het werd al snel duidelijk dat BMK’s automatisatieplatform AMPP een goede fit zou zijn voor de noden van deze onderneming.

Gezien AMPP een flexibel platform is, kan het volledig aangepast worden op basis van de specifieke noden van de gebruiker. Tijdens de functionele analyse werd een ‘TO BE’-rapport opgesteld waarin bepaald werd hoe AMPP specifiek voor deze klant gefinetuned zou worden. Er werden enkele maatwerkmodules ontwikkeld en extra functionaliteiten werden geïmplementeerd zodat het platform naadloos aansloot bij hun werkprocessen.

Het resultaat

Door de integratie van een op maat aangepast AMPP-platform, werden de administratieve processen binnen EMK Invest vereenvoudigd.

Allereerst werd de facturatie aanzienlijk versneld door het volledig automatiseren van dit proces. De gegevens van de digitale meters worden automatisch ingelezen en verrekend op de factuur van de juiste huurder. De facturen worden automatisch aangemaakt én verzonden. Via een online dashboard kunnen de eigenaars steeds opvolgen welke facturen reeds verzonden zijn en welke betalingen verwacht worden. Door een koppeling met hun boekhoudtool Clearfacts hoeven ze zich voor de rest geen zorgen te maken over de administratieve afhandeling.

Daarnaast biedt het platform een duidelijk overzicht van alle kosten en gemeenschappelijke kosten binnen elk gebouw. Dit zorgt voor transparantie richting de huurders, helpt bij het doorrekenen van onkosten en geeft de eigenaars zicht op de winstgevendheid van elk pand.

Belangrijke documenten zoals huurcontracten worden veilig en georganiseerd op het AMPP-platform bewaard. EMK kan gemakkelijk contracten oproepen wanneer dat nodig is, zonder dat ze door stapels papierwerk hoeven te zoeken.

Aan het AMPP-platform is ook een openbare website gekoppeld met het portfolio van EMK Invest. Zo kan EMK op een professionele en gepersonaliseerde manier haar vastgoedpanden tentoon stellen aan potentiële huurders. Het maakt het eenvoudiger voor hen om nieuwe huurders aan te trekken en te informeren over het aanbod.

Als kers op de taart is er een klantzone in ontwikkeling waarop de huurder kan inloggen om online zijn huur te betalen en zijn actuele verbruikscijfers te raadplegen.

Samengevat heeft BMK Solutions een heleboel tijdrovende administratieve taken bij EMK Invest geëlimineerd. Er werd een schaalbare oplossing ontwikkeld zodat het platform hen tijdens hun verdere groei kan blijven ondersteunen. Zo kan EMK Invest zich focussen op het opbouwen van een succesvol vastgoedbedrijf zonder overmatige administratieve overlast.