De missie

Gepassioneerd lesgeven is een uitdaging, Teach More inspireert en ondersteunt leerkrachten, therapeuten en scholen door de organisatie van opleidingen en coaching. Voor Karolien Bastiaens en haar team is het een passie om ervaring en ideeën te delen met de cursisten.

Wat minder een passie is, is de administratieve rompslomp die erbij kwam kijken. Inschrijvingen opvolgen, betalingen nakijken, de formulieren voor KMO-portefeuille in orde maken, de facturatie, … Kortom een heleboel tijd die werd verloren en men niet kon bezig zijn met hun core activiteit. Veel ruimte dus voor verbetering door BMK Solutions.

Onze aanpak

De eerste stap van dit project was het in kaart brengen van de verschillende (administratieve) processen die er zich afspeelden bij Teach More (de ‘AS-IS’-situatie). Zowel het inschrijfproces van de klant als de afhandeling aan Teach More’s zijde werden nauwkeurig in kaart gebracht en gevisualiseerd in flowcharts. Zo werd het web aan processen, de vele vertragingen door manuele handelingen en de meervoudige ingave van dezelfde data in meerdere systemen, zeer duidelijk.

Na deze analyse door BMK Solutions, bedachten ze hoe de processen geoptimaliseerd en geautomatiseerd konden worden. In het ‘TO-BE’-rapport werd aan de klant voorgesteld welke stappen ondernomen konden worden om efficiënter te werken. Het linken van verschillende softwaretools binnen het bedrijf zou alvast een grote stap vooruit betekenen.

BMK Solutions implementeerde haar automatisatieplatform AMPP binnen de processen van Teach More en koppelde op die manier het online webplatform met de podcast module, de verzendmodule van B-Post, de e-mailmarketingtool MailBlue, …
Naast de koppelingen werden ook verscheidene processen geautomatiseerd. Zo werden bepaalde modules automatisch geactiveerd voor de klant na het ontvangen van de betaling en loopt de facturatie volledig automatisch.

Het resultaat

De administratieve last bij Teach More werd voor een groot stuk geëlimineerd. Het team houdt veel meer tijd over om bezig te zijn met haar core activiteit. Bovendien gebeuren er weinig tot geen administratieve fouten meer en vormt de facturatie niet langer een maandelijkse last. Kortom, een tevreden klant die tijd & geld uitspaart.